イベントプロデュース会社は何をしてくれるの?業者を選ぶ前に知っておきたいチェックポイント

イベントを開催する機会はさまざまありますが、どんな目的であれ、スムーズな運営を行うためには、それまでの経験値が大きく影響します。企画立案から集客・イベント当日の進行など、すべてが未知な状態では不安が付きまとうもの。そこでおすすめしたいのが、イベントプロディース会社の利用です。

とはいえ、そうした業者を利用したことがなければ、コスト面や信頼度など、気になるところも多いことでしょう。はじめてイベントプロディース会社の利用を検討する方に向けて、業者の選び方やチェックポイントについてお伝えします。

内部だけでイベントを開催することの難しさ

はじめてのイベント開催において一番の悩みごとは、実際の運営についてノウハウがなく、見通しが立てにくいことではないでしょうか。また、頻繁にイベントを開催している自治体や企業であっても、はじめてイベントを担当することになれば、不安は付きまとうもの。蓄積されたノウハウがあったとしても、実際にどう動けばよいのか迷うことが多いかもしれません。企画から予算の立て方、スケジューリングや告知など、イベントを開催するためには、多くの業務が発生します。先輩担当者の意見を聞けても、臨機応変に状況を判断し、責任を持って決断していく役割は大変なものです。

また、イベント業務と並行して通常業務を行う場合には、時間の制限もかかります。もともとのノウハウがないだけでなく、限られた時間で準備をするとなると、担当者の負担はかなり大きくなることでしょう。

そうした不安を軽減するために活用したいのがイベントプロデュース会社です。イベントのプロとしてさまざまな相談ができ、その都度アドバイスを得ることができます。プロならではの企画力・運営力は、はじめてのイベント開催を成功に導く大きな強みとなることでしょう。

もちろん、すべて自社内で行うイベントにもメリットがあります。手作り感をアピールしたい場合や、小規模イベントを頻繁に行う場合には、内部で段取りを済ませるほうが気楽なこともあるでしょう。しかし、ある程度の規模のイベントを開催したり、はじめてでも企画内容をスムーズに準備したりしたいのであれば、プロの手を借りるほうが、コスト的にもより良い選択ができる可能性が広がります。

イベントプロディース会社とは?

企業や自治体が主催するイベントを陰から支え、企画から運営までを専門家としてサポートしてくれるのが、イベントプロデュース会社です。しかし、一口にイベントプロディース会社といっても、それぞれに対応してくれる内容が異なります。企画から本番当日の運営まですべてを取り仕切ってくれる会社もあれば、企画や設営・当日運営のみなど、一部に特化した会社もあります。具体的には次のようなサポートを受けられます。

  • 企画
    イベントを開催することは決めたものの、具体的に何をやればよいのか、また予算はどの程度必要なのかと不安に感じる担当者のために、企画から代行を行います。イベントプロデュース会社では予算に応じてイベントのテーマに沿った企画やコンセプト設計・予算組みを行ってくれます。
  • 構成
    企画やコンセプトはできても、素人では難しいのが音響や照明などに関する情報の収集です。舞台の広さやどんな演出を行うのかにもよりますが、イベントを盛り上げるには、音響・照明は非常に重要な役割を果たします。イベントプロデュース会社ではプロのスタッフが企画やコンセプトをもとに、音響・照明などの具体的なプランを構築します。希望に合わせて、映像の制作なども依頼できます。
  • 告知・集客・制作
    企画や構成と違い、告知・集客・製作はイベント開催を決めてから当日まで継続して行わなければなりません。どんなに素晴らしい企画・構成ができていても告知がうまくできずに集客できなければ、残念な結果になりかねません。こうした業務を請け負う専任のスタッフがいない場合には、イベントプロデュース会社に一任することで効率的な運営が可能になります。告知・集客といった業務とイベント当日に必要となるものの準備・制作までを行います。
  • 設営・本番運営
    本番当日は常に時間との戦いです。ここでスムーズな運営ができるかどうかで、イベントの成功を左右してしまうこともあります。特に設営、撤収と司会運営については、専門家のサポートを受けると安心です。失敗したくない当日の裏方作業をプロに任せ、それ以外のメインとなる業務を自社のスタッフで行うなど役割を明確にしたほうが効率的な運営が可能になるでしょう。

イベントプロディース会社を選択する際のポイント

では実際に、イベントプロデュース会社を利用するとしたら、どんな基準で選べばよいのでしょうか? 求めるサポートを得られるのはもちろんですが、業者によって条件が異なります。以下の3つのポイントから、理想の業者を探してみましょう。

  1. 予算内にできるかどうかを重視する

まずは、一つの業者に限定せず、複数のイベントプロデュース会社から見積もりを取るところから始めます。提示する予算に合わせたサポート内容を提示してくれる会社を優先するとよいでしょう。予算を超えた額面が提示されたり、逆に安すぎたりする場合には、その金額になった理由を詳しく説明してもらいましょう。

  1. 企画立案や当日の運営など、それぞれの得意分野から選ぶ

イベントプロデュース会社に期待する内容を明確にし、そのうえで、必要な業務を補ってくれる会社を選びます。企画立案・設営・構成・演出効果など、得意分野を持った業者を選ぶことで、専門性の高いアドバイスやサポートを行ってくれるはずです。総合的な運営を任せる場合には、トータルでの評価を行ってみましょう。

  1. 実績、経験などを重視する

業者選びにおいて、特に意識したいのが実績です。これまでのイベント開催実績や経験が多いほど、安心感があります。独自のサイトやSNSで発信を行っている業者であれば、インターネットを使って、過去の実績を調べてみるのもおすすめです。イベントに参加した方や依頼者の感想などもチェックし、客観的な判断をするようにしましょう。

手間とコストを考えれば、イベントプロデュース会社のほうがお得な場合も
多くの人が関わるイベントは常に流動的で、突発的な変更も少なくありません。イベントの開催や運営の経験がないと、思わぬところで手間やコストがかかってしまうこともありえます。ノウハウがないまま、すべて自分たちでやろうとしても、かえって無駄な業務が増えたり、終わってみたら予算を大幅に超えていたりといったケースも少なくありません。

はじめてのイベントを担当するうえで不安が残る場合には、思い切って外部に依頼したほうがイベント成功の確率も高くなります。業者の選択をしっかりと行って、効率の良いイベント開催を目指しましょう。

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